Vilmorin & Cie - Document de référence 2017-2018

DOCUMENT DE RÉFÉRENCE Vilmorin & Cie 76 2017-2018 2 Rapport sur le GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE 2.2.4. Règlement Intérieur et fonctionnement du Conseil d’Administration 2.2.4.1. Le Règlement Intérieur Conformément à la recommandation du Code de gouvernement d’entreprise Middlenext, le Conseil d’Administration de Vilmorin & Cie s’est doté d’un Règlement Intérieur. Ce Règlement Intérieur précise notamment les principes régissant le fonctionnement du Conseil d’Administration, ainsi que les obligations déontologiques des membres, notamment en matière de déclaration et de gestion des conflits d’intérêts au sein du Conseil d’Administration. Il est disponible sur le site Internet de la Société www.vilmorincie.com . 2.2.4.2. Formation et information des Administrateurs Outre les formations individuelles et personnalisées suivies régulièrement par les Administrateurs de Vilmorin & Cie, le Conseil d’Administration consacre chaque année un séminaire d’une semaine au cours duquel sont abordées différentes thématiques directement liées à la stratégie de développement du groupe. Au cours de l’exercice 2017-2018, les échanges ont porté sur le plan à moyen terme par activité, la stratégie de développement à l’international, en particulier en Asie ainsi que sur la politique en matière de distribution des résultats. Concernant l’information des membres du Conseil d’Administration, il est précisé dans le Règlement Intérieur que tous les Administrateurs doivent naturellement avoir accès aux mêmes informations. L’ordre du jour des Conseils d’Administration est établi par le Président. Comme le stipule le Règlement Intérieur, il est communiqué préalablement à chaque réunion aux membres et accompagné, dans la mesure du possible, des documents et informations nécessaires, pour leur permettre de préparer efficacement les réunions. En outre, comme le précise le Règlement Intérieur de Vilmorin & Cie : « les Administrateurs sont tenus régulièrement informés, entre les réunions, de tous les événements ou opérations présentant un caractère significatif pour la vie du groupe» . 2.2.4.3. Fonctionnement du Conseil d’Administration Le Conseil d’Administration de Vilmorin & Cie se réunit régulièrement, sur convocation écrite de son Président, soit au siège de la Société, soit en tout autre endroit fixé dans la convocation. Au titre de l’exercice 2017-2018, le Conseil d’Administration de Vilmorin & Cie s’est réuni à sept reprises en fonction d’un planning de travail établi annuellement. Le taux de présence des membres du Conseil d’Administration est de 93,88%. En plus des réunions planifiées, le Conseil d’Administration peut être convoqué sur tout autre sujet ayant une importance significative et est ensuite informé de l’avancement de ces dossiers. Par ailleurs, la préparation des décisions stratégiques fait l’objet de discussions régulières entre les membres du Conseil d’Administration et les Directeurs opérationnels. Les Administrateurs de Vilmorin & Cie sont également investis de responsabilités dans les Conseils d’Administration ou autres instances équivalentes de ses principales filiales. Les Commissaires aux Comptes de Vilmorin & Cie participent deux fois par an aux réunions du Conseil, portant sur l’arrêté des comptes semestriels et annuels. Les travaux du Conseil d’Administration émanent de ses missions d’orientation et de surveillance. Le rôle du Conseil d’Administration consiste donc prioritairement à s’assurer de l’optimisation de la gestion de l’ensemble des structures opérationnelles. À cet effet, il est plus particulièrement amené à définir la stratégie globale de Vilmorin & Cie, à vérifier la cohérence des politiques mises en œuvre et à s’assurer que les risques principaux sont identifiés et correctement maîtrisés. Les principaux thèmes traités au cours de cet exercice ont porté sur : l’analyse et l’approbation des orientations présentées par le Comité Exécutif dans le cadre du plan à moyen terme, la confirmation de la stratégie et des orientations des branches Semences Potagères et de Grandes Cultures tant en termes de développement international que d’investissements en recherche, la mise en œuvre du plan de développement du groupe ainsi que des partenariats stratégiques, notamment en technologies amont, l’analyse des grandes opérations d’acquisitions/fusions planifiées ou en cours dans le secteur de l’agrochimie et ayant un impact potentiel sur les activités semencières tant en grandes cultures qu’en semences potagères, et conséquemment les opportunités ouvertes à Vilmorin & Cie, la mise en œuvre d’opérations financières destinées à conforter les ressources à moyen et long termes de la Société (financements bancaires syndiqués, etc.), l’arrêté des comptes sociaux et consolidés, semestriels et annuels 2017-2018, l’approbation du budget pour l’exercice 2018-2019. 2.2. Le Conseil d’Administration